Chi tiết - Sở Tư pháp

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được hiểu là văn bản pháp lý chứng minh tình trạng hôn nhân của một người tại thời điểm người đó yêu cầu cấp Giấy xác nhận (chưa kết hôn với ai hoặc hiện tại đang có vợ/chồng hoặc có đăng ký kết hôn, nhưng đã ly hôn theo Bản án/Quyết định hoặc có đăng ký kết hôn, nhưng vợ/chồng đã chết). Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (GXNTNHN) được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như: Để đăng ký kết hôn, làm thủ tục vay vốn, chứng minh tư cách chủ sở hữu khi mua bán tài sản hoặc thực hiện các giao dịch khác theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức... Bài viết sau đây sẽ đề cập đến quy định của pháp luật về cấp GXNTTHN, một số vướng mắc trong thực tiễn thi hành, qua đó đề xuất giải pháp nhằm thực thi pháp luật có hiệu quả.

Thứ nhất, điều kiện cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân:

Trường hợp yêu cầu cấp GXNTTHN nhằm mục đích kết hôn thì người yêu cầu phải đáp ứng đủ điều kiện kết hôn theo quy định tại của Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014[1], đó là: Nam từ đủ 20 tuổi trở lên, nữ từ đủ 18 tuổi trở lên; Việc kết hôn do nam và nữ tự nguyện quyết định; Không bị mất năng lực hành vi dân sự; Việc kết hôn không thuộc một trong các trường hợp cấm kết hôn theo quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 2 Điều 5 của Luật này (Kết hôn giả tạo, ly hôn giả tạo; Tảo hôn, cưỡng ép kết hôn, lừa dối kết hôn, cản trở kết hôn; Người đang có vợ, có chồng mà kết hôn hoặc chung sống như vợ chồng với người khác hoặc chưa có vợ, chưa có chồng mà kết hôn hoặc chung sống như vợ chồng với người đang có chồng, có vợ; Kết hôn hoặc chung sống như vợ chồng giữa những người cùng dòng máu về trực hệ; giữa những người có họ trong phạm vi ba đời; giữa cha, mẹ nuôi với con nuôi; giữa người đã từng là cha, mẹ nuôi với con nuôi, cha chồng với con dâu, mẹ vợ với con rể, cha dượng với con riêng của vợ, mẹ kế với con riêng của chồng); Nhà nước không thừa nhận hôn nhân giữa những người cùng giới tính.

Thứ hai, thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân:

+ Đối với công dân Việt Nam đang cư trú trong nước hoặc công dân nước ngoài và người không quốc tịch cư trú tại Việt Nam: Thẩm quyền cấp GXNTTHN thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú của người có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân. Trrường hợp người có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân không có nơi thường trú, nhưng có đăng ký tạm trú theo quy định của pháp luật về cư trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó đăng ký tạm trú cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân [2].

+ Đối với công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian ở trong nước: Thẩm quyền cấp GXNTTHN trong trường hợp này thuộc về Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó đã cư trú trước khi xuất cảnh [3].

+ Đối với công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian ở nước ngoài: Thẩm quyền cấp GXNTTHN thuộc về Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước mà người đó cư trú [4].

Thứ ba, thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân:

* Trình tự thực hiện: Người yêu cầu cấp GXNTTHN nộp 01 bộ hồ sơ tại các cơ quan có thẩm quyền đã nêu ở trên (nộp trực tiếp hoặc qua hệ thống bưu chính).

* Thành phần hồ sơ:

 - Giấy tờ phải xuất trình:

+ Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu.

+ Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của người yêu cầu cấp GXNTTHN để xác định thẩm quyền.

(Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên).

- Giấy tờ phải nộp:

+ Tờ khai cấp GXNTTHN theo mẫu [5];

+ Trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã có vợ hoặc chồng nhưng đã ly hôn hoặc người vợ hoặc chồng đã chết thì phải xuất trình (bản chính) hoặc nộp bản sao giấy tờ hợp lệ (Quyết định của Tòa án, Giấy chứng tử) để chứng minh;

+ Công dân Việt Nam đã ly hôn, hủy việc kết hôn ở nước ngoài, sau đó về nước thường trú hoặc làm thủ tục đăng ký kết hôn mới tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thì phải nộp bản sao trích lục ghi chú ly hôn, hủy kết hôn đã được giải quyết ở nước ngoài;

+ Trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp GXNTTHN: Nộp kèm theo văn bản ủy quyền đã được công chứng, chứng thực (trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền) [6].

* Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc. Trường hợp phải gửi văn bản xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 06 ngày làm việc (không tính thời gian gửi văn bản yêu cầu xác minh và thời gian gửi văn bản trả lời kết quả xác minh qua hệ thống bưu chính). Trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau, người đó có trách nhiệm chứng minh về tình trạng hôn nhân của mình, cụ thể: Đối với việc đăng ký hộ tịch phải gửi văn bản đề nghị xác minh theo quy định, nếu quá thời hạn mà không nhận được văn bản trả lời kết quả xác minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung cần xác minh. Người yêu cầu đăng ký hộ tịch chịu trách nhiệm về nội dung cam đoan của mình. Trường hợp cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung yêu cầu đăng ký hộ tịch, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm giải thích rõ cho người lập văn bản cam đoan biết về trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đúng sự thật. Trong quá trình giải quyết hồ sơ, cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết hoặc hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch, nếu có cơ sở xác định nội dung cam đoan không đúng sự thật [7].

Thứ tư, giá trị sử dụng của Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân:

Căn cứ Điều 23 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch thì GXNTTHN có giá trị trong vòng 06 tháng kể từ ngày cấp. Bên cạnh đó, GXNTTHN chỉ có giá trị với mục đích ghi trong giấy, không được sử dụng vào mục đích khác. Nếu sử dụng với mục khác với nội dung ghi trong giấy thì sẽ bị vô hiệu.

Công chức tư pháp- hộ tịch xã Vĩnh Thái, huyện Vĩnh Linh  hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ cấp GXNTTHN     Ảnh: GH

Trong quá trình thực tiễn thi hành các quy định của pháp luật về cấp GXNTTHN đã gặp phải những khó khăn, vướng mắc, cụ thể như sau:

Một là, về thời hạn sử dụng GXNTTHN: Xác nhận tình trạng hôn nhân là nhằm chứng minh tình trạng hôn nhân của một người tại một khoảng thời gian nhất định, có thể là một khoảng thời gian trong quá khứ, hoặc khoảng thời gian từ thời điểm trong quá khứ đến thời điểm hiện tại (thời điểm đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân). Theo quy định tại khoản 1 Điều 23 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì GXNTTHN có giá trị trong 06 tháng kể từ ngày cấp, tức là  GXNTTHN được cấp với mục đích gì thì cũng có giá trị sử dụng trong vòng 06 tháng. Quy định này đã bộc lộ bất cập trên thực tế, đó là: Việc quy định về thời hạn mà GXNTTHN có giá trị sử dụng trong vòng 6 tháng cho mục đích để kết hôn là hợp lý và cần thiết vì tình trạng hôn nhân của việc kết hôn có thể biến động theo thời gian (tình trạng hôn nhân hiện tại và tương lai). Tuy nhiên, việc quy định thời hạn có giá trị của GXNTTHN cho các mục đích khác và khi GXNTTHN hết hạn thì bắt buộc phải làm thủ tục cấp lại là không hợp lý, gây phiền hà và lãng phí thời gian, chi phí cho người có yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính, bởi vì những trường hợp này là yêu cầu xác định tình trạng hôn nhân trong khoảng thời gian cố định đã xảy ra và được xác định rõ trong quá khứ nên tình trạng hôn nhân của người được cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân không thay đổi (Ví dụ: Anh A sinh năm 1980. Ngày 01/01/2019, anh A có nhu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân từ thời điểm anh A đủ 20 tuổi (năm 2000) cho đến ngày anh A nhận chuyển nhượng một lô đất vào năm 2015 (mục đích để chứng minh lô đất này là tài sản riêng của anh A, vì tại thời điểm nhận chuyển nhượng đất anh A chưa kết hôn). Mặc dù tại thời điểm đề nghị cấp Giấy này, anh A đã kết hôn, nhưng anh A vẫn được UBND phường X xác nhận “chưa đăng ký kết hôn với ai” trong khoảng thời gian từ năm anh A 20 tuổi đến năm 2015. Theo quy định hiện hành thì Giấy này chỉ có giá trị trong 6 tháng kể từ ngày cấp, tức là kể từ 01/07/2019, Giấy này không còn giá trị và nếu anh A muốn tiếp tục giao dịch lô đất này thì phải đi làm thủ tục cấp lại giấy xác nhận tình trạng hôn nhân khác. Trong trường hợp này cho dù có cấp lại giấy khác thì một điều chắc chắn là trong khoảng thời gian từ năm anh A 20 tuổi đến năm 2015, tình trạng hôn nhân của anh A cũng không thay đổi, vẫn sẽ được xác định là “chưa đăng ký kết hôn với ai”).

Hai là, yêu cầu cấp GXNTTHN cho người chết không có cơ sở để thực hiện: Trên thực tế, một số cơ quan, tổ chức yêu cầu phải có GXNTTHN của người đã chết khi thực hiện các giao dịch. Tuy nhiên, Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành không quy định việc cấp GXNTTHN cho người chết. Bên cạnh đó, tại Điều 2 Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch thì người có yêu cầu cấp GXNTTHN trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện thay, tức là một người đang sống mới có thể trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện được. Do vậy, việc yêu cầu cấp GXNTTHN cho người chết không có cơ sở để giải quyết.

Ba là, vướng mắc trong việc xác định tình trạng hôn nhân cho các trường hợp chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987: Theo quy định tại khoản 3 Điều 25 Thông tư số 15/2015/TT-BTP của Bộ Tư pháp về cách ghi GXNTTHN, Sổ cấp GXNTTHN thì:“Nếu là trường hợp chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987 và vẫn chung sống với nhau mà chưa đăng ký kết hôn thì ghi “Hiện tại đang có vợ/chồng là bà/ông...”. Theo quy định tại điểm b khoản 4 Điều 2 Thông tư liên tịch số 01/2016/TTLT-TANDTC-VKSNDTC-BTP hướng dẫn thi hành một số quy định của Luật Hôn nhân và gia đình có hướng dẫn về việc xác định người đang có vợ hoặc có chồng là: “Người xác lập quan hệ vợ chồng với người khác trước ngày 03/01/1987 mà chưa đăng ký kết hôn và chưa ly hôn hoặc không có sự kiện vợ/chồng của họ chết hoặc vợ/chồng của họ không bị tuyên bố là đã chết thì được xác định là người đang có vợ hoặc có chồng”. Quy định này đã gây khó khăn khi xác nhận tình trạng hôn nhân đối với trường hợp chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987, chưa đăng ký kết hôn và chưa ly hôn hoặc không có sự kiện người nào chết nhưng hiện tại không còn chung sống với nhau như vợ chồng.

Bốn là, thời hạn cấp GXNTTHN đối với các trường hợp yêu cầu cấp GXNTTHN cần xác minh: Theo quy định tại khoản 4 Điều 22 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ, trường hợp người yêu cầu cấp GXNTTHN đã từng đăng ký thường trú tại nhiều nơi khác nhau, người đó có trách nhiệm chứng minh về tình trạng hôn nhân của mình. Trường hợp người đó không chứng minh được thì công chức Tư pháp – Hộ tịch báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã có văn bản đề nghị UBND cấp xã nơi người đó đã từng đăng ký thường trú tiến hành kiểm tra, xác minh về tình trạng hôn nhân của người đó. Trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, UBND cấp xã được yêu cầu tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản cho UBND cấp xã yêu cầu về tình trạng hôn nhân của người đó trong thời gian thường trú tại địa phương. Ngoài ra, Điều 4 Thông tư số 15/2015/TT-BTP của Bộ Tư pháp cũng đã quy định giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch đối với những trường hợp không nhận được kết quả xác minh là cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung đó. Tuy nhiên, trên thực tế, việc xác minh mất nhiều thời gian hơn so với quy định của pháp luật do cần phải tính thêm thời gian gửi văn bản xác minh tại các nơi và thời gian đợi kết quả trả lời. Đối với công dân qua nhiều nơi thường trú khác nhau cũng rất vất vả khi phải tự chứng minh về tình trạng hôn nhân của mình qua từng nơi cư trú. Mặt khác, hiện nay, nước ta chưa có cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch, trong khi công dân thường xuyên thay đổi chỗ ở.

Có thể thấy rằng, việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính, trong đó có thủ tục cấp GXNTTHN đã được Chính phủ quan tâm và đề cập tại Nghị quyết số 58/NQ-CP ngày 4/7/2017 về việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, giấy tờ công dân liên quan đến quản lý dân cư thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp. Theo đó, Bộ Tư pháp đã đưa ra phương án bãi bỏ thủ tục cấp GXNTTHN sau khi Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư vận hành. Tuy nhiên, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cần một quá trình lâu dài để hoàn thiện. Thiết nghĩ, trong giai đoạn Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư chưa được vận hành thống nhất trên cả nước cần có những giải pháp để tháo gỡ những vướng mắc trên thực tế tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi thực hiện thủ tục hành chính về cấp GXNTTHN, cụ thể:  

Thứ nhất, Bộ Tư pháp cần nghiên cứu bổ sung quy định hướng dẫn xác nhận tình trạng hôn nhân đối với trường hợp chung sống với nhau như vợ chồng trước ngày 03/01/1987, chưa đăng ký kết hôn và chưa ly hôn hoặc không có sự kiện người nào chết nhưng hiện tại không còn chung sống với nhau như vợ chồng.

Nghiên cứu sửa đổi Thông tư số 15/2015/TT-BTP theo hướng, không quy định thời hạn có giá trị sử dụng của GXNTTHN cho các mục đích khác, trừ mục đích để kết hôn.

Thứ hai, pháp luật hộ tịch cũng như pháp luật có liên quan (công chứng, đất đai, nhà ở, dân sự…) cần hướng dẫn rõ về đối tượng và trách nhiệm chứng minh/xác minh của các cơ quan, tổ chức để bảo đảm chặt chẽ trong việc áp dụng pháp luật nhưng không gây phiền hà, khó khăn cho người dân và cơ quan đăng ký hộ tịch trong việc cấp GXNTTHN (như việc yêu cầu nộp GXNTTHN của người đã chết, người chưa đủ tuổi kết hôn).

Thứ ba, trong thời gian tới các cơ quan có liên quan cần khẩn trương, chủ động trong việc đẩy nhanh tiến độ xây dựng, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư kết nối với các hệ thông thông tin, cơ sở dữ liệu chuyên ngành của các Bộ, ngành, địa phương nhằm đơn giản hóa các thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về dân cư tiến tới bãi bỏ các giấy tờ không cần thiết, đảm bảo tính thuận lợi, chính xác trong việc xác minh thông tin của công dân.

Như vậy, thực tiễn thi hành các quy định của pháp luật về cấp GXNTTHN đã gặp phải những khó khăn, vướng mắc nhất định. Do đó, trong thời gian chờ đợi Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoàn thiện, vận hành, cần có những giải pháp khắc phục những vướng mắc nhằm đáp ứng nhu cầu, đảm bảo quyền lợi, tạo điều kiện để người dân khi thực hiện các thủ tục hành chính.

[1]. Điều 8, Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014;

[2]. Điều 21 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 Nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch (sau đây gọi tắt là Nghị định 123/2015/NĐ-CP );

[3]. Điều 19, Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP ngày 30/06/2016 hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

[4]. Điều 2, Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP ngày 30/06/2016 hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

[5]. Công văn số 1288/HTQTCT-HT ngày 15/6/2016 của Cục hộ tịch, quốc tịch, chứng thực – Bộ Tư pháp v/v điều chỉnh một số biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm theo thông tư 15/2015/TT-BTP;

[6]. Điều 2, Thông tư số 15/2015 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;

[7]. Điều 4, Thông tư số 15/2015 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch.

                                                                                             

                                                                                        Lê Huyền