Chi tiết - Sở Tư pháp

Thời gian qua số lượng hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính (chủ yếu là hồ sơ nộp trực tiếp) ngày càng tăng, đặc biệt là hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Năm 2020, số lượng hồ sơ tiếp nhận hơn 5.000 thì đến 11 tháng năm 2024, con số này đã tăng lên gần 9.000. Điều này đã gây ra nhiều áp lực cho công chức bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong việc sắp xếp thời gian hợp lý để hướng dẫn cho công dân nộp hồ sơ, không để xảy ra tình trạng tắc nghẽn, quá tải trong thao tác tiếp nhận hồ sơ.

Hướng dẫn thủ tục cấp Phiếu LLTP cho công dân

Hiện nay, việc người dân có nhiều sự lựa chọn nộp hồ sơ bằng nhiều hình thứcđặt ra yêu cầu cho công chức bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải hướng dẫn để người dân có thể lựa chọn được hình thức nào thuận tiện nhất và giảm thời gian, chi phí thực hiện.Thêm vào đó, sự thay đổi về phương thức tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử nhằm phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số, đòi hỏi công chức bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện tốt dịch vụ công trực tuyến ở các cấp độ.

Với tình hình thực tế đó, để nâng cao hiệu quả công tác chuyển đổi số tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tư pháp tỉnh Quảng Trị, công chức bộ phận này đã thực hiện các giải pháp sau:

+ Một là, một cửa tự định hướng và có tính tự chủ trong quá trình làm việc. Rèn luyện thành thạo các thao tác về công nghệ để thực hiện nhanh, đúng, đủ các thao tácvà khai thác hiệu quả tối đa các phần mềm (Phần mềm dịch vụ công, Phầm mềm một cửa điện tử) và cơ sở dữ liệu dân cư để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi thực hiện tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

+ Hai là, nâng cao hiệu quả công tác tuyên truyền, hướng dẫn về việc thực hiện các cách thức nộp hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính, thậm chí là “bắt tay chỉ việc”, sao cho người dân thấy lợi ích của từng phương thức để họ đưa ra lựa chọn phù hợp và hiệu quả nhất với nhu cầu của bản thân.Một cửa cần chủ động vừa áp dụng phương pháp tuyên truyền trực tiếp bằng lời nói (như vừa hướng dẫn vừa giải thích), vừa tuyên truyền bằng văn bản (bằng cách biên soạn tờ hướng dẫn niêm yết tại bàn viết tờ khai và bàn tiếp nhận hồ sơ) cho người dân khi họ đến trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tư pháp để họ nhận thấy sự thuận tiện của việc nộp hồ sơ trên môi trường điện tử và lựa chọn thực hiện.

+Ba là, đối với các công dân đến nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tư pháp mà chưa có tài khoản định danh mức độ 2, Một cửa chủ động phối hợp với bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Công an tỉnh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh để hướng dẫn công dân thực hiện nâng cấp tài khoản định danh điện tử lên mức độ 2. Từ đó, công dân có thể thực hiện dịch vụ công trực tuyến cho các lần nộp hồ sơ tiếp theo mà không cần phải trực tiếp đến Trung tâm phục vụ hành chính công để nộp.

+ Bốn là, đẩy mạnh việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính để nâng cao tỷ lệ hồ sơ, kết quả thủ tục hành chính được số hóa và tỷ lệ tái sử dụng kết quả này trong giải quyết thủ tục hành chính.

+ Năm là, thường xuyên phối hợp với các phòng chuyên môn đểrà soát, cập nhật thủ tục hành chính công khai, minh bạch trên môi trường sốđể các tổ chức, doanh nghiệp, công dân dễ dàng tiếp cận, sử dụng.

+Sáu là, tăng cường phối hợp với phòng chuyên môn để nâng cao tỷ lệ trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính dạng điện tử đối với tất cả các hình thức nộp hồ sơ chứ không chỉ đối với với hình thức nộp hồ sơ trực tuyến. Qua đó, giúp người dân thấy được lợi ích của việc nộp hồ sơ trên môi trường điện tử là họ không chỉ nhận được bản giấy mà còn nhận được bản điện tử (có giá trị pháp lý tương đương kết quả giải quyết thủ tục hành chính bằng văn bản giấy)

Những giải pháp trên được áp dụng bước đầu đã mang lại những hiệu quả tích cực như sau:

+ Thứ nhất, tính đến ngày 20/11/2024, một cửa đã tiếp nhận và số hóa  đầu vào của 8.938 hồ sơ đạt 99,72% và 100%  kết quả giải quyết thủ tục hành chính được số hóa tăng 12% so với cùng kỳ năm 2023.

+ Thứ hai, công chức một cửa và phòng chuyên môn không phải nhập lại thông tin công dân đối với các hồ sơ nộp trực tuyến nên rút ngắn được thời gian tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính. Tính đến ngày 20/11/2024 tỷ lệ hồ sơ giải quyết trước hạn, đúng hạn đạt 98,60 %. Đối với các hồ sơ nhận kết quả trực tiếp, khi có kết quả trả sớm trước hạn một cửa đã chủ động tích gửi tin nhắn SMS, Zalo cho công dân biết để đến nhận kết quả sớm. Đối với những hồ sơ nhận qua dịch vụ bưu chính nhân viên bưu điện có thể lấy kết quả để chuyển phát đến người dân trong thời gian nhanh nhất. Thực tế, công dân nhận kết quả sớm từ 5 đến 10 ngày so với ngày hẹn.

+ Thứ ba, từ ngày 13/5/2024, Hệ thống một cửa tỉnh đưa vào sử dụng thêm nhiều chức năng trong đó có chức năng lưu kho dữ liệu cá nhân, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tư pháp là cơ quan đầu tiên tiên phong thực hiện lưu kết quả điện tử được công dân yêu cầu nhận bằng phương thức trực tuyến thay bằng bản giấy. Bản điện tử này sẽ được lưu vào tài khoản định danh điện tử và tài khoản trên dịch vụ công của công dân. Công dân có thể sử dụng bản điện tử nộp được nhiều cơ quan tổ chức và được tái sử dụng nhiều lần. Từ khi đưa vào sử dụng chức năng lưu kho một cửa đã số hóa, lưu kho 194 bản điện tử bao gồm cả hồ sơ nộp tuyến, qua dịch vụ bưu chính và trực tiếp.

+ Thứ tư, qua việc tăng cường hướng dẫn và khuyến khích người dân nộp hồ sơ bằng hình thức trực tuyến đã góp phần giảm áp lực công việc cho công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả khi phải trực tiếp hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ cho một lượng lớn người dân mỗi ngày.

+ Thứ năm, trong giai đoạn có nhiều sự thay đổi trong cách nộp hồ sơ, bên cạnh các cách tiếp nhận từ phương thức truyền thống như công dân nộp hồ sơ trực tiếp, dịch vụ bưu chính, qua dịch vụ công tỉnh thì mới nhất vào ngày 25/11/2024 tỉnh Quảng Trị đã triển khai việc giải quyết yêu cầu cấp Phiếu Lý lịch tư pháp qua app VNIED trên điện thoại. Xác định một cửa là khâu trung gian giữa công dân với bộ phận kỹ thuật và phòng chuyên môn, vì vậy một cửa luôn kịp thời có nhiều ý kiến góp ý để kịp thời cập nhật, cấu hình nhiều tính năng mới, hợp lý tạo thuận lợi cho công dân nộp hồ sơ cũng như thuận lợi cho cán bộ một cửa khi thao tác trên phần mềm.

Việc hỗ trợ người dân thực hiện các thủ tục hành chính thông qua hình thức trực tuyến giúp giảm tiêu cực trong hoạt động công vụ, giảm áp lực cho công chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, rút ngắn thời gian chờ đợi, giảm thiểu chi phí đi lại, nhất là những người đang học tập, làm việc, công tác xa, ngày càng hướng tới sự hài lòng của người dân.

                                                                                        Nguyễn Thị Linh

                                                                          Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp